Introduktion til hvem må køre i beskattet firmabil

Introduktion til hvem må køre i beskattet firmabil

Spørgsmålet om, hvem der må køre i en beskattet firmabil, er centralt for mange danske virksomheder og deres medarbejdere. Reglerne er komplekse og har stor betydning for både beskatning, forsikring og virksomhedens interne politikker. Hos FØ Revision har vi mange års erfaring med rådgivning om firmabiler, og vi hjælper dagligt både virksomhedsejere og medarbejdere med at navigere sikkert gennem de gældende regler. Denne artikel giver en grundig og opdateret gennemgang af, hvem der må køre i en beskattet firmabil, hvilke skattemæssige konsekvenser det har, og hvordan man bedst sikrer sig mod uforudsete problemer. Vi tager udgangspunkt i de gældende regler for 2025 og inddrager konkrete eksempler fra praksis, så du som virksomhedsejer får det fulde overblik.

Vigtige aspekter

For at forstå, hvem der må køre i en beskattet firmabil, er det afgørende at kende til en række vigtige begreber og definitioner. Først og fremmest er det væsentligt at skelne mellem fri bil og erhvervsmæssig kørsel. En beskattet firmabil – også kaldet fri bil – er en bil, som arbejdsgiveren stiller til rådighed for medarbejderen, og som må anvendes til privat kørsel. Det er selve rådigheden over bilen, der udløser beskatning, ikke nødvendigvis omfanget af den private kørsel. Hvis bilen kun anvendes erhvervsmæssigt, og dette kan dokumenteres, udløses der ikke beskatning af fri bil.

Et andet centralt begreb er rådighedsbeskatning. Når en medarbejder har adgang til at bruge firmabilen privat, beskattes medarbejderen af værdien af denne rådighed. Det betyder, at selv hvis bilen kun bruges privat i begrænset omfang, vil medarbejderen blive beskattet, så længe bilen står til rådighed uden for arbejdstiden. Dette gælder både for biler på hvide plader og for gulpladebiler, hvor arbejdsgiveren har betalt privatbenyttelsesafgift.

Derudover er det vigtigt at forstå forskellen på privat kørsel og erhvervsmæssig kørsel. Privat kørsel omfatter blandt andet kørsel mellem hjem og arbejde, feriekørsel, indkøb og lignende. Erhvervsmæssig kørsel dækker over kørsel, der udelukkende sker i virksomhedens interesse, såsom kundebesøg, transport mellem arbejdspladser og lignende. Der findes dog undtagelser, eksempelvis for chauffører og ved skiftende arbejdspladser, hvor kørsel mellem hjem og arbejde kan anses som erhvervsmæssig.

Endelig spiller forsikringsforhold og virksomhedens interne politik en væsentlig rolle. Selvom lovgivningen ikke sætter faste grænser for, hvem der må køre i en beskattet firmabil, kan virksomhedens forsikringsselskab og interne regler fastsætte begrænsninger. Det er derfor vigtigt at have klare retningslinjer og aftaler på plads, så både virksomhed og medarbejdere er korrekt dækket ind.

Praktisk vejledning

I praksis opstår der ofte spørgsmål om, hvem der konkret må køre i en beskattet firmabil, og hvilke konsekvenser det har. Hos FØ Revision oplever vi, at mange virksomheder ønsker at give medarbejderen mulighed for, at ægtefælle eller andre familiemedlemmer kan køre bilen, eksempelvis i forbindelse med ferie eller sygdom. Her er det vigtigt at skelne mellem de skattemæssige regler og de forsikringsmæssige forhold.

Skattemæssigt er det afgørende, at det er medarbejderen, der beskattes af fri bil, som har rådigheden over bilen. Det betyder, at medarbejderen må lade andre personer køre bilen, så længe det sker med medarbejderens tilladelse, og bilen ikke udlånes permanent til andre. Hvis eksempelvis medarbejderens ægtefælle kører bilen i forbindelse med en ferietur, vil det fortsat være medarbejderen, der beskattes, og der opstår ikke yderligere skattemæssige konsekvenser. Det er dog vigtigt, at bilen ikke stilles til rådighed for andre på en måde, der kan sidestilles med, at de har rådighed over bilen på samme vilkår som medarbejderen.

Forsikringsmæssigt skal virksomheden sikre sig, at bilens forsikring dækker, hvis andre end medarbejderen kører bilen. Mange forsikringsselskaber tillader, at ægtefælle og hjemmeboende børn kører bilen, men det er vigtigt at tjekke policen og eventuelt få en skriftlig bekræftelse. Hvis bilen udlånes til personer uden for husstanden, kan der være begrænsninger eller krav om tilladelse fra forsikringsselskabet. FØ Revision anbefaler altid, at virksomheden og medarbejderen gennemgår forsikringsvilkårene grundigt, inden bilen overlades til andre førere.

Et konkret eksempel fra FØ Revision: En virksomhedsejer havde stillet en beskattet firmabil til rådighed for sig selv og ønskede, at hans ægtefælle kunne køre bilen i forbindelse med en ferie. Vi rådgav om, at dette var muligt, så længe det var virksomhedsejeren, der havde rådigheden over bilen, og at forsikringen dækkede ægtefællens kørsel. Vi hjalp desuden med at udarbejde en intern politik, der præciserede, at bilen ikke måtte udlånes til andre uden for husstanden uden forudgående godkendelse fra virksomheden.

En anden problemstilling, vi ofte ser hos FØ Revision, er, når medarbejdere ønsker at lade voksne børn eller venner køre firmabilen. Her er det vigtigt at være opmærksom på, at hvis bilen stilles til rådighed for andre på en måde, der kan sidestilles med rådighed, kan der opstå yderligere beskatning eller forsikringsmæssige problemer. Vi anbefaler derfor altid, at virksomheden har klare retningslinjer og dokumentation for, hvem der må køre bilen, og at dette løbende kontrolleres.

Hvis virksomheden ønsker at begrænse, hvem der må køre i firmabilen, kan dette ske gennem interne politikker og skriftlige aftaler. Det kan eksempelvis fastsættes, at kun medarbejderen og dennes ægtefælle må køre bilen, eller at bilen ikke må udlånes til personer under en vis alder. FØ Revision bistår gerne med udarbejdelse af sådanne politikker, så virksomheden er bedst muligt sikret.

Endelig er det vigtigt at være opmærksom på, at hvis bilen anvendes erhvervsmæssigt for et andet firma, anses denne kørsel som privat i relation til det firma, der har stillet bilen til rådighed. Dette kan udløse yderligere beskatning, og det er derfor vigtigt at have styr på, hvem der bruger bilen og til hvilket formål.

Ekspertråd fra FØ Revision

Hos FØ Revision har vi gennem årene opbygget en solid ekspertise inden for firmabiler og beskatning. Vores specialister anbefaler følgende bedste praksis for at sikre korrekt håndtering af beskattede firmabiler:

• Udarbejd klare interne politikker: Det er afgørende, at virksomheden har en skriftlig politik, der præciserer, hvem der må køre i beskattede firmabiler. Dette skaber klarhed for både medarbejdere og ledelse og minimerer risikoen for misforståelser.
• Dokumentér rådighed og brug: Selvom der ikke er et lovkrav om kørebog for beskattede firmabiler, anbefaler vi, at der føres en log eller kørebog, der dokumenterer, hvem der har kørt bilen og til hvilket formål. Dette kan være afgørende i tilfælde af tvivl om beskatning eller forsikringsdækning.
• Gennemgå forsikringsvilkår: Virksomheden bør altid sikre sig, at bilens forsikring dækker de personer, der reelt kører bilen. Kontakt forsikringsselskabet og få en skriftlig bekræftelse, hvis der er tvivl om dækningen.
• Undgå udlån til andre virksomheder: Hvis firmabilen anvendes erhvervsmæssigt for et andet firma, kan det udløse yderligere beskatning. Sørg for, at bilen kun bruges i virksomhedens interesse, og dokumentér dette løbende.
• Informer medarbejdere grundigt: Alle medarbejdere, der får stillet en beskattet firmabil til rådighed, bør informeres om reglerne for brug og rådighed. FØ Revision tilbyder skræddersyede informationsmøder og materiale, der sikrer, at alle er korrekt oplyst.
• Opdater politikker løbende: Reglerne for firmabiler ændrer sig løbende, og det er vigtigt at opdatere virksomhedens interne politikker i takt med nye lovkrav og praksis. FØ Revision holder sig altid opdateret og hjælper gerne med at implementere ændringer.
• Inddrag professionel rådgivning: Firmabiler og beskatning er et komplekst område, og det kan være svært at navigere i reglerne uden professionel hjælp. Kontakt FØ Revision for en gennemgang af virksomhedens bilpolitik og få skræddersyet rådgivning til netop jeres behov.

Ved at følge disse råd sikrer virksomheden sig mod uforudsete skattemæssige og forsikringsmæssige problemer og skaber tryghed for både ledelse og medarbejdere.

Ofte stillede spørgsmål

Der opstår ofte en række spørgsmål i forbindelse med beskattede firmabiler. Her besvarer vi de mest almindelige spørgsmål, som FØ Revision møder i praksis:

• Hvem må køre i en beskattet firmabil?
  Som udgangspunkt må medarbejderen, der beskattes af fri bil, lade andre personer køre bilen, så længe det sker med medarbejderens tilladelse, og bilen ikke stilles til rådighed for andre på samme vilkår. Det er dog vigtigt at sikre, at forsikringen dækker, og at virksomhedens interne politik tillader det.
• Må ægtefælle eller børn køre i firmabilen?
  Ja, det er normalt tilladt, at ægtefælle og hjemmeboende børn kører i firmabilen, hvis medarbejderen har rådigheden over bilen. Det anbefales dog at tjekke forsikringsvilkårene og virksomhedens interne politik.
• Må venner eller andre familiemedlemmer køre i firmabilen?
  Dette afhænger af virksomhedens politik og forsikringsdækningen. Hvis bilen udlånes til personer uden for husstanden, kan der være begrænsninger, og det anbefales at få en skriftlig tilladelse fra virksomheden og forsikringsselskabet.
• Hvad sker der, hvis bilen bruges erhvervsmæssigt for et andet firma?
  Hvis firmabilen anvendes erhvervsmæssigt for et andet firma, anses denne kørsel som privat i relation til det firma, der har stillet bilen til rådighed. Dette kan udløse yderligere beskatning, og det er vigtigt at dokumentere bilens anvendelse.
• Er der krav om kørebog for beskattede firmabiler?
  Der er ikke et lovkrav om kørebog for beskattede firmabiler, men det anbefales at føre en log eller kørebog for at dokumentere bilens brug og undgå tvivl om beskatning eller forsikringsdækning.
• Kan virksomheden begrænse, hvem der må køre i firmabilen?
  Ja, virksomheden kan fastsætte interne regler og politikker, der begrænser, hvem der må køre i firmabilen. Det er vigtigt, at disse regler er skriftlige og kommunikeres tydeligt til medarbejderne.
• Hvad skal man gøre ved skader, hvis andre end medarbejderen kører bilen?
  Hvis der sker en skade, mens en anden end medarbejderen kører bilen, dækker forsikringen som udgangspunkt, hvis føreren har lov til at køre bilen, og forsikringsvilkårene er overholdt. Det er dog vigtigt at anmelde skaden korrekt og informere virksomheden.
• Hvordan beskattes firmabilen?
  Beskatningen sker på baggrund af bilens værdi og medarbejderens rådighed over bilen. Der gælder særlige regler for beregning af den skattepligtige værdi, og det er vigtigt at holde sig opdateret på de gældende satser for 2025.
• Kan man undgå beskatning af fri bil?

  Ja, hvis bilen udelukkende anvendes erhver

  Introduktion til hvem må køre i beskattet firmabil