Introduktion til hvad er bogføringsloven

Introduktion til hvad er bogføringsloven

Bogføringsloven er en central lovgivning for alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark. Den fastlægger de overordnede rammer og krav til, hvordan økonomiske transaktioner skal registreres, dokumenteres og opbevares. Hos FØ Revision har vi mange års erfaring med at rådgive virksomheder om korrekt efterlevelse af bogføringsloven, og vi følger løbende udviklingen, så vores kunder altid er opdateret på de nyeste krav og muligheder. Bogføringsloven er ikke blot en administrativ foranstaltning, men en afgørende faktor for virksomhedens økonomiske gennemsigtighed, troværdighed og evne til at efterleve lovgivningen. I denne artikel gennemgår vi alle væsentlige aspekter af bogføringsloven, dens betydning for erhvervsdrivende, de seneste ændringer og giver konkrete råd til, hvordan du bedst sikrer overholdelse i praksis.

Vigtige aspekter

Bogføringsloven indeholder en række vigtige begreber og krav, som enhver virksomhedsejer skal kende til. Loven gælder for alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark, uanset størrelse og selskabsform, og har til formål at sikre, at virksomhedens økonomiske aktiviteter registreres korrekt og kan dokumenteres over for myndigheder og samarbejdspartnere. De centrale elementer i bogføringsloven: omfatter:

• Nøjagtig og systematisk registrering: Alle økonomiske transaktioner skal registreres løbende, nøjagtigt og systematisk, så regnskabet altid giver et retvisende billede af virksomhedens økonomi.
• Dokumentationskrav: Hver postering skal kunne dokumenteres med et bilag, fx faktura, kvittering, kontrakt eller bankudskrift. Bilaget skal indeholde oplysninger om transaktionens art, beløb, dato, samt afsender og modtager.
• Opbevaringspligt: Alt regnskabsmateriale, herunder bilag, skal opbevares i minimum 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Dette gælder både fysiske og digitale bilag.
• Digitalisering: Med den nye bogføringslov, der trådte i kraft i 2022 og implementeres løbende frem mod 2025, er der indført krav om digital bogføring og brug af godkendte digitale bogføringssystemer for langt de fleste virksomheder.
• Beskrivelse af bogføringsprocedurer: Virksomheder skal udarbejde og opbevare en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer, så det er tydeligt, hvordan bogføringen tilrettelægges og udføres.
• Kontrol og sanktioner: Erhvervsstyrelsen har fået udvidede kontrolmuligheder, og overtrædelse af bogføringsloven kan medføre bøder og andre sanktioner.

Disse krav gælder for alle erhvervsdrivende, herunder enkeltmandsvirksomheder, selskaber, fonde og foreninger. Kun virksomheder med en nettoomsætning under 300.000 kr. i to på hinanden følgende år kan undtages fra visse krav, fx kravet om digital bogføring og beskrivelse af bogføringsprocedurer.

Bogføringsloven har til formål at sikre gennemsigtighed, pålidelighed og sporbarhed i virksomhedens økonomi. Dette er ikke kun vigtigt for myndighedernes kontrol, men også for virksomhedens egen styring og for at skabe tillid hos kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

Praktisk vejledning

Hos FØ Revision oplever vi ofte, at virksomheder har spørgsmål til, hvordan bogføringsloven efterleves i praksis. Her følger en detaljeret vejledning med konkrete eksempler fra vores rådgivning:

• Eksempel 1: Digitalisering af bilag
  En mellemstor handelsvirksomhed kontaktede FØ Revision for at sikre, at deres bogføring levede op til de nye digitale krav. Vi hjalp virksomheden med at vælge et godkendt digitalt bogføringssystem, hvor alle fakturaer, kvitteringer og kontrakter nu uploades og matches automatisk med de relevante posteringer. Dette har effektiviseret arbejdsgangene og minimeret risikoen for fejl og manglende dokumentation.
• Eksempel 2: Beskrivelse af bogføringsprocedurer
  En mindre servicevirksomhed skulle udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer. FØ Revision udarbejdede i samarbejde med virksomheden en detaljeret procedurebeskrivelse, der blandt andet beskrev, hvordan indkomne fakturaer håndteres, hvordan betalinger godkendes, og hvordan bilag opbevares digitalt. Dette dokument blev opbevaret sammen med regnskabsmaterialet og opdateres løbende ved ændringer i arbejdsgange eller systemer.
• Eksempel 3: Opbevaring og sikkerhed
  En virksomhed i vækst havde spørgsmål til, hvordan de bedst sikrer opbevaring og backup af regnskabsmateriale. Vi anbefalede en løsning med automatisk backup i skyen, adgangskontrol og løbende test af gendannelsesprocedurer. Dette sikrer, at virksomheden altid kan fremvise regnskabsmateriale ved kontrol, og at data ikke går tabt ved tekniske fejl eller cyberangreb.
• Eksempel 4: Håndtering af kontante transaktioner
  En detailvirksomhed havde mange kontante transaktioner og var i tvivl om dokumentationskravene. FØ Revision rådgav om, hvordan kasseafstemninger dokumenteres, og hvordan daglige kasseopgørelser opbevares digitalt sammen med øvrige bilag. Dette har givet virksomheden større sikkerhed for, at alle transaktioner kan dokumenteres korrekt.

Disse eksempler illustrerer, hvordan bogføringsloven påvirker dagligdagen i danske virksomheder, og hvordan professionel rådgivning fra FØ Revision kan sikre, at alle krav overholdes effektivt og uden unødigt ressourceforbrug.

Ekspertråd fra FØ Revision

Hos FØ Revision anbefaler vi, at alle virksomheder arbejder proaktivt med at sikre overholdelse af bogføringsloven. Her er vores vigtigste råd og bedste praksis:

• Vælg et godkendt digitalt bogføringssystem: Undersøg markedet og vælg et system, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen, og som passer til virksomhedens behov og kompleksitet. Systemet skal kunne håndtere alle relevante bilag og sikre automatisk backup.
• Udarbejd og vedligehold en beskrivelse af bogføringsprocedurer: Dokumentér alle arbejdsgange omkring bogføring, herunder modtagelse, godkendelse og opbevaring af bilag, samt hvordan fejl og afstemninger håndteres. Opdater beskrivelsen løbende ved ændringer.
• Uddan medarbejdere: Sørg for, at alle relevante medarbejdere er bekendt med bogføringslovens krav og virksomhedens interne procedurer. Dette minimerer risikoen for fejl og manglende dokumentation.
• Gennemfør løbende interne kontroller: Lav faste rutiner for afstemning af regnskabet, kontrol af bilag og opfølgning på eventuelle afvigelser. Dette styrker virksomhedens interne kontrolmiljø og reducerer risikoen for fejl og svig.
• Opbevar regnskabsmateriale sikkert: Brug digitale løsninger med adgangskontrol og automatisk backup. Overvej også at have en ekstern backup, så data kan genskabes ved tekniske problemer eller cyberangreb.
• Vær opmærksom på deadlines: Registrér alle transaktioner så hurtigt som muligt, og sørg for at overholde alle frister for indberetning og opbevaring af regnskabsmateriale.
• Få professionel rådgivning: Kontakt FØ Revision for en gennemgang af virksomhedens bogføringsprocedurer og systemer. Vi kan identificere eventuelle risici og hjælpe med at implementere de nødvendige tiltag for at sikre fuld overholdelse af lovgivningen.

Ved at følge disse råd kan virksomheder minimere risikoen for fejl, bøder og manglende dokumentation, samtidig med at de opnår en mere effektiv og gennemsigtig økonomistyring.

Ofte stillede spørgsmål

Her besvarer vi nogle af de mest almindelige spørgsmål om bogføringsloven, som vi ofte modtager hos FØ Revision:

• Hvem er omfattet af bogføringsloven?
  Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark, uanset størrelse og selskabsform, er omfattet af bogføringsloven. Dette gælder også udenlandske virksomheder med aktiviteter i Danmark samt fonde og foreninger med erhvervsdrift.
• Hvilke krav stilles der til bilag?
  Hvert bilag skal dokumentere transaktionens art, beløb, dato, samt afsender og modtager. Bilaget kan være en faktura, kvittering, kontrakt eller bankudskrift. Bilag skal opbevares i minimum 5 år.
• Hvad betyder kravet om digital bogføring?
  Virksomheder skal anvende et godkendt digitalt bogføringssystem, hvor alle transaktioner og bilag registreres og opbevares digitalt. Dette gælder for de fleste virksomheder fra 2024-2025, afhængigt af virksomhedstype og størrelse.
• Er der undtagelser fra kravene?
  Virksomheder med en nettoomsætning under 300.000 kr. i to på hinanden følgende år kan undtages fra visse krav, fx digital bogføring og beskrivelse af bogføringsprocedurer. Det anbefales dog stadig at følge god bogføringsskik.
• Hvilke sanktioner kan manglende overholdelse medføre?
  Overtrædelse af bogføringsloven kan medføre bøder og i grove tilfælde politianmeldelse. Erhvervsstyrelsen har udvidede kontrolmuligheder og kan kræve dokumentation fremlagt med kort varsel.
• Hvordan vælger jeg det rette bogføringssystem?
  Vælg et system, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen, og som passer til virksomhedens behov. FØ Revision kan hjælpe med at vurdere og implementere det rette system.
• Hvad gør jeg, hvis jeg er i tvivl om reglerne?
  Kontakt FØ Revision for professionel rådgivning. Vi har stor erfaring med at hjælpe virksomheder med at forstå og efterleve bogføringsloven.

Konklusion

Bogføringsloven er en uundværlig del af det danske erhvervsliv og stiller klare krav til, hvordan virksomheder skal registrere, dokumentere og opbevare deres økonomiske transaktioner. Med den seneste digitalisering og skærpede krav er det vigtigere end nogensinde, at virksomheder har styr på deres bogføring og anvender godkendte digitale systemer. Overholdelse af bogføringsloven sikrer ikke blot, at virksomheden undgår bøder og sanktioner, men styrker også den interne økonomistyring og skaber tillid hos kunder, leverandører og myndigheder.

Hos FØ Revision har vi stor erfaring med at rådgive virksomheder om bogføringsloven og de praktiske udfordringer, der kan opstå i hverdagen. Vi anbefaler, at alle virksomheder arbejder systematisk med at sikre korrekt bogføring, løbende opdaterer deres procedurer og uddanner medarbejdere i gældende regler. Ved at søge professionel rådgivning hos FØ Revision kan du være sikker på, at din virksomhed lever op til alle krav og er rustet til fremtidens digitale regnskabsverden.

Kontakt FØ Revision for en uforpligtende gennemgang af din virksomheds bogføringsprocedurer og få skræddersyet rådgivning, der sikrer, at du altid er på forkant med lovgivningen. Vi står klar til at hjælpe dig med at skabe tryghed, effektivitet og overblik i din virksomheds økonomi – både nu og i fremtiden.