<h2>Hvem må køre i beskattet firmabil?</h2>

Indledning

Beskattede firmabiler er et centralt emne for danske virksomheder, ledere og medarbejdere, der ønsker at optimere personalegoder og samtidig overholde gældende skatteregler. Spørgsmålet om, hvem der må køre i en beskattet firmabil, rummer både juridiske, skattemæssige og forsikringsmæssige aspekter, som kræver grundig forståelse og korrekt administration. Denne artikel gennemgår alle relevante forhold, så virksomhedsledere og beslutningstagere kan træffe informerede valg og minimere risici.

Definition af beskattet firmabil

En beskattet firmabil er en bil, som en virksomhed stiller til rådighed for en medarbejder, og hvor medarbejderen beskattes af værdien af fri bil, fordi bilen må benyttes privat. Det er ikke selve brugen, men rådigheden over bilen til privat kørsel, der udløser beskatning. Dette gælder uanset, hvor meget eller hvor lidt bilen faktisk anvendes privat.

Hvad betyder rådighed?

Rådighed betyder, at medarbejderen har mulighed for at bruge bilen privat, også selvom det ikke sker i praksis. Hvis bilen eksempelvis står parkeret ved medarbejderens bopæl uden for arbejdstid, formodes det, at bilen er til rådighed for privat kørsel, og dermed udløses beskatning.

Hvem må køre i en beskattet firmabil?

Det centrale spørgsmål er, hvem der må føre en beskattet firmabil, og hvilke regler der gælder for brugen af bilen. Svaret afhænger af flere forhold, herunder virksomhedens interne politik, forsikringsvilkår og de skattemæssige regler.

Primær bruger: Den person, der beskattes af firmabilen, er som udgangspunkt den, der har rådigheden over bilen og må bruge den til privat kørsel. Dette er typisk medarbejderen, som bilen er stillet til rådighed for.

Andre førere: Der er som udgangspunkt ikke skattemæssige begrænsninger på, hvem der må føre bilen, så længe den primære bruger beskattes korrekt. Det betyder, at ægtefælle, samlever, børn eller andre familiemedlemmer kan køre bilen, hvis det sker med den beskattede brugers tilladelse.

Virksomhedens politik: Virksomheden kan internt fastsætte regler for, hvem der må køre firmabilen. Nogle virksomheder tillader kun den beskattede medarbejder at køre bilen, mens andre tillader, at også familiemedlemmer eller kolleger må føre bilen.

Forsikringsforhold: Det er afgørende at sikre, at forsikringen dækker alle, der reelt kører bilen. Mange forsikringer dækker kun, hvis føreren har gyldigt kørekort og er godkendt af virksomheden.

Eksempler på brugere af beskattet firmabil

Medarbejderen selv: Den beskattede medarbejder må naturligvis køre bilen både erhvervsmæssigt og privat.

Ægtefælle eller samlever: Disse må som udgangspunkt gerne køre bilen, hvis virksomheden og forsikringen tillader det.

Børn: Børn med gyldigt kørekort må også køre bilen, hvis det er accepteret af virksomheden og forsikringen.

Andre familiemedlemmer eller venner: Disse må køre bilen, hvis det er i overensstemmelse med virksomhedens politik og forsikringsbetingelser.

Skattemæssige regler for beskattet firmabil

Beskatning af firmabil er reguleret af skattelovgivningen og tager udgangspunkt i, om bilen er stillet til rådighed for privat kørsel. Det er ikke afgørende, hvor meget bilen bruges privat, men om medarbejderen har mulighed for at bruge den privat.

Hvornår udløses beskatning?

Privat rådighed: Hvis bilen må bruges til privat kørsel, udløses beskatning af fri bil.

Ingen privat rådighed: Hvis der er en skriftlig aftale om, at bilen ikke må bruges privat, og dette kan dokumenteres, udløses der ikke beskatning.

Kørsel mellem hjem og arbejde: Dette betragtes som privat kørsel og udløser beskatning, medmindre der er tale om særlige undtagelser, fx for chauffører eller visse gulpladebiler.

Dokumentationskrav

Skriftlig aftale: For at undgå beskatning skal der foreligge en skriftlig aftale mellem arbejdsgiver og medarbejder om, at bilen ikke må bruges privat.

Kørebog: Medarbejderen skal føre en detaljeret kørebog, der dokumenterer, at bilen kun bruges erhvervsmæssigt.

Kontrol: Arbejdsgiveren skal løbende kontrollere, at udgifter til brændstof og service stemmer overens med den erhvervsmæssige kørsel.

Hovedaktionærer og firmabil

For hovedaktionærer gælder der særligt skærpede regler, da der er en formodning om, at bilen står til rådighed for privat kørsel, hvis den er parkeret ved bopælen eller hovedaktionæren er eneste ansatte i selskabet. Det er ikke tilstrækkeligt blot at have en aftale om, at bilen ikke må bruges privat – der skal føres en meget detaljeret kørebog, og bevisbyrden er tungere.

Eksempler på skærpede krav for hovedaktionærer

Detaljeret kørebog: Alle ture skal registreres med formål, dato, kilometerstand og destination.

Rådighedsfraskrivelse: Der skal foreligge en skriftlig rådighedsfraskrivelse, som skal kunne dokumenteres over for SKAT.

Ingen privat brug: Selv kørsel mellem hjem og arbejde anses som privat og udløser beskatning, hvis ikke det kan dokumenteres, at bilen udelukkende bruges erhvervsmæssigt.

Gulpladebiler og beskatning

Gulpladebiler, hvor virksomheden har taget momsfradrag og ikke betalt privatbenyttelsesafgift, må som udgangspunkt ikke bruges privat. Dog er der visse undtagelser, hvor bilen må tages med hjem op til 25 gange årligt, hvis den næste dag skal bruges erhvervsmæssigt. Enhver privat brug ud over dette udløser beskatning af fri bil.

Forsikringsforhold ved beskattet firmabil

Selvom skattemæssige regler ikke begrænser, hvem der må køre bilen, kan virksomhedens forsikring indeholde restriktioner. Det er derfor vigtigt at gennemgå forsikringspolicen og sikre, at alle potentielle førere er dækket. Typisk kræves det, at føreren har gyldigt kørekort og er godkendt af virksomheden.

Typiske forsikringskrav

Gyldigt kørekort: Alle førere skal have gyldigt kørekort til den pågældende biltype.

Alderskrav: Nogle forsikringer har minimumsalder for førere.

Godkendelse: Virksomheden skal ofte godkende, hvem der må køre bilen.

Privat brug: Forsikringen dækker typisk også privat brug, hvis bilen er beskattet som fri bil.

Virksomhedens interne politik for brug af beskattet firmabil

Selvom lovgivningen ikke sætter grænser for, hvem der må køre bilen, kan virksomheden fastsætte egne regler. Det kan eksempelvis være, at kun medarbejderen selv må køre bilen, eller at ægtefælle og børn også må bruge den. Det er vigtigt, at disse regler er klart kommunikeret og dokumenteret, så der ikke opstår tvivl i tilfælde af skade eller uenighed.

Eksempler på interne politikker

Kun medarbejderen: Nogle virksomheder tillader kun, at den beskattede medarbejder må køre bilen.

Familiebrug: Andre tillader, at ægtefælle, samlever eller børn med kørekort må køre bilen.

Ingen udlån til venner: Det kan være forbudt at låne bilen ud til venner eller bekendte.

Brug ved sygdom: Nogle virksomheder tillader, at andre kører bilen, hvis medarbejderen er syg eller forhindret.

Praktiske forhold og administration

For at sikre korrekt administration af beskattede firmabiler bør virksomheden have klare procedurer for udlevering, brug og tilbagelevering af biler. Det anbefales at udarbejde en bilpolitik, der beskriver alle relevante forhold, herunder hvem der må køre bilen, hvordan skader håndteres, og hvordan bilen skal vedligeholdes.

Indhold i en bilpolitik

Formål: Beskrivelse af, hvorfor virksomheden stiller firmabiler til rådighed.

Brugsregler: Hvem må køre bilen, og til hvilke formål.

Vedligeholdelse: Hvem har ansvar for service og reparationer.

Brændstof: Hvordan udgifter til brændstof håndteres.

Skader: Procedure ved uheld eller skader.

Tilbagelevering: Regler for aflevering af bilen ved fratrædelse eller udløb af aftale.

Konsekvenser ved forkert brug af beskattet firmabil

Hvis firmabilen bruges i strid med virksomhedens politik eller forsikringsbetingelser, kan det få alvorlige konsekvenser. Skattemæssigt kan det føre til efteropkrævning af skat, og forsikringsmæssigt kan det betyde, at skader ikke dækkes.

Eksempler på konsekvenser

Efteropkrævning af skat: Hvis SKAT vurderer, at bilen har været til rådighed for privat kørsel uden korrekt beskatning, kan der ske efteropkrævning af skat, renter og eventuelle bøder.

Forsikringsmæssig regres: Hvis bilen føres af en person, der ikke er dækket af forsikringen, kan forsikringsselskabet kræve erstatning fra virksomheden eller medarbejderen.

Opsigelse: Overtrædelse af virksomhedens bilpolitik kan i grove tilfælde føre til ansættelsesretlige konsekvenser.

Særlige situationer og undtagelser

Der findes en række særlige situationer, hvor reglerne for beskattet firmabil afviger fra hovedreglen. Det gælder blandt andet for chauffører, visse håndværkere og ved brug af gulpladebiler.

Chauffører og erhvervsmæssig kørsel

Primær opgave: Hvis en medarbejders primære opgave er at være chauffør, kan vedkommende køre mellem hjem og arbejde uden at blive beskattet af fri bil.

Daglig opsamling: Hvis en chauffør dagligt samler personer op mellem hjem og arbejdsplads, kan dette ske uden beskatning, hvis det er en fast del af jobbet.

Gulpladebiler

Lejlighedsvis hjemtagning: Gulpladebiler må tages med hjem op til 25 gange årligt, hvis de næste dag skal bruges erhvervsmæssigt.

Privat brug: Enhver privat brug ud over dette udløser beskatning.

Ofte stillede spørgsmål om beskattet firmabil

Kan jeg lade min ægtefælle køre min beskattede firmabil?

Ja, hvis virksomhedens politik og forsikringen tillader det, må ægtefællen gerne køre bilen. Det ændrer ikke på beskatningen, så længe det er dig, der beskattes af bilen.

Må mine børn køre i firmabilen?

Børn med gyldigt kørekor